ThinkForMe – ToDo-App mit intelligenter Planungsfunktion

Ich hab noch so viel zu tun diese Woche. Womit soll ich nur anfangen? Vielleicht mit dem Download der App ThinkForMe aufs iPhone? Die ToDo-App aus der Produktivitätskategorie des Stores verspricht mehr Zeit und perfekte Organisation. Honig in den Ohren von Selbstständigen, Studenten und allen, die mehr zu tun haben als aus dem Fenster zu gucken. Wie sie das Versprechen einhalten möchte, die App? Mit nicht weniger als einem smarten Algorithmus zur automatischen Planung der eingegebenen Aufgaben. Ich habe mir ThinkForMe von AKS Aeskulap genauer angeschaut und verschiedene Einsatzszenarien gecheckt.

Kürzlich sollte ich zum Prokrastinator des Jahres ernannt werden, aber ich habe es nicht fertig gebracht die Dankesrede zu schreiben. Vielen Dank für diesen Witz an dieses AskReddit, obwohl auch ich mir sicher bin, dass diese aufgeschobene Arbeit der letzte Test vor der Verleihung wäre. Wie auch immer. Besonders lustig ist die ganze Situation vieler selbstorganisierter Leistungserbringer ohnehin nicht. Denn es muss ja nicht einmal eine solche Störung vorliegen. Weitere Aspekte von derselben Medaille heißen auch einfach nur Stress und verpasste Deadlines. Oder bei Studenten mangelhafte Prüfungsvorbereitung und vier oder fünf nicht geschriebene Seminararbeiten. Dem Problem der Aufgaben- und Terminplanung haben sich angefangen bei Coaches und Trainern auch ganze Regalmeter an Literatur angenommen. Die dort vermittelten Kenntnisse sind auch gar nicht so schlecht, was so Prinzipien der Aufteilung in wichtig/unwichtig, sofort erledigbar und umfangreicher etc. angeht. Anstatt Zettelchaos schicken sich heute aber logischerweise Apps als Werkzeuge der Terminplanung an.

Wo uns ThinkForMe abholt

Die ThinkForMe App sagt mit einem kurzem Tutorial „Hallo“ und möchte zunächst einmal den Zugriff auf den Kalender haben, um per iCal Schnittstelle vorhandene Termine zu übernehmen, ändert sie aber nicht. Damit kommen auch unterschiedliche Kalendertypen automatisch zu tragen. Die App bietet eine Aufgabenkoordination für alle Lebenslagen. Aufgebaut ist sie sehr übersichtlich mit Tages- und Monatskalender sowie einem Optionsmenü. Zielgruppe sind alle mit variablen Tagesabläufen. Wer also den Pudel genau 7 Uhr ausführt, um dann bis 17 Uhr im Finanzamt zu arbeiten, dann noch Butter-Milch-Eier einkaufen geht und zum Abschluss die Tagesschau und den Tatort anschaut, findet wohl eher weniger Einsatzmöglichkeiten. Wer hingegen als Student, Selbstständiger oder Manager seine Zeit flexibel rund um wechselnde Aufgaben planen muss, sollte sich angesprochen fühlen. Die Komplexität im Extremfall von schwer planbaren Aufgaben, wo man also das Ziel nicht genau kennt und auch den Weg nicht so super einschätzen kann.

Im Kern ist die App ein intelligenter Kalender, ähnlich einem Assistenten, welcher einen die Termine einplant. Die Prinzipien der Planung werden aber sozusagen implizit durch den Nutzer vorgegeben. Klingt kompliziert, heißt aber nur, dass man zunächst in den Einstellungen festlegt, wie lange und wann man arbeitet. Man gibt den Start und das Ende des Tages an sowie die Arbeitszeit pro Tag. Die eigentliche Aufgabeneingabe liefert den zweiten Teil der erforderlichen Parameter. Feste Termine und Flexible Termine sind zu unterscheiden. Erste sind vom Nutzer festgelegt und somit unverschiebbar. Immer wenn andere Menschen oder die Umstände eine Rolle spielen, gelten diese. Flexible Termine werden von der App geplant. Sind aber auch nicht völlig frei. Die ThinkForMe App wird gemäß der oben genannten Einstellungen nicht fordern, dass man nachts 3 Uhr eine Prüfung vorbreiten muss. Es sei denn, man möchte es und stellt als Arbeitszeit Start 3 Uhr ein. Man kann als Nutzer aber auch noch Zeitfenster definieren, die „bevorzugte Zeit“.

Entwickler David Ervenich schreibt: „Die To-Do Listen werden damit tagesspezifisch und damit kürzer, relevanter und schöner. Mich hat immer gestört, dass To-Do Listen so ellenlang werden und man den Überblick verliert, deshalb habe ich ThinkForMe entwickelt.“ Im Gegensatz zu einfachen Listen, werden die Aufgaben also schon genau in den Kalender eingeplant. In der kostenfreien Version nur bis zu einem Kontingent von sieben, bevor sie im Bereich der Warteliste landen.

Die Eingabe der Aufgaben erfolgt in einem ebenso übersichtlichen Menü. Es gibt nur wenige Felder. Jede Aufgabe lässt sich Kategorien zuordnen, welche der Nutzer mit Piktogramm, Farbe und natürlich Titel versieht. Man kann also als Kategorie z.B. Freizeit, Sport, Uni ganz grob nehmen. Man hat aber auch die Möglichkeit, zu verfeinern und kann Schreiben, Fotos machen, Programmieren, Debuggen oder was auch immer deinem Aufgabenfeld entspricht. Die Kategorien haben keine Hierarchie. Sie dienen nur der optischen Einordnung im Kalender.

Die eigentliche Planung wollen wir uns im nächsten Absatz mal unter erdachtem Praxiseinsatz als Student mit Nebenbeschäftigungen vorstellen.

Praxistest ThinkforMe

Als Student lege ich in den Einstellungen zunächst meine Startzeit in den Tag auf um 9. Und das Ende auf 1 Uhr, auch Freizeitaktivitäten, wie Sportkurse, Engagements und natürlich Partys wollen geplant sein. Und öfters lerne ich auch nach 23 Uhr. Huch, mit 1 Uhr hat die ThinkForMe App ein Problem und springt immer wieder auf 9 Uhr. Das liegt sicherlich daran, dass ich unten meine Arbeitszeit mit 24 Stunden angegeben habe? Nee, auch mit mehr oder weniger führt eine Endzeit nach 0 Uhr dazu, dass die Uhr auf die Startzeit springt. Also meine Arbeitszeit für die automatische Planung liegt zwischen 9 Uhr und 23:59 Uhr. Arbeitszeit bleibt bei 24 Stunden für die Monatsansicht.

Zuerst beginne ich damit, meine festen Termine einzutragen bzw. aus dem Kalender zu synchronisieren. Hierbei kann man einstellen, welche Kalender berücksichtigt werden sollen. Was mir etwas fehlt, ist es feste Termine als wiederkehrend eintragen zu können, damit ich meinen Vorlesungsplan gleich gültig bis zu den Semesterferien inklusive der Prüfungstermine managen kann. Zusätzlich trage ich noch die festen Arbeitstermine als Hiwi ein sowie meine beiden Sportkurse. Alles Termine, die ich nicht verschieben kann und die der ThinkForMe App dazu dienen, alle kommenden Aufgaben sinnvoll einzuordnen. Auch Sperrzeiten könnte ich so festlegen.

Nun plane ich meinen ersten flexiblen Termin einzuplanen: ein Foto für diese App hier machen. Sollte etwa 30 Minuten dauern, hat eine Deadline und ich möchte es gern vormittags bei guten Lichtverhältnissen machen. Allerdings wird mir von ThinkForMe eine Fehlermeldung ausgegeben, wonach die Aufgabe auf der Warteliste liegt und nicht einplanbar sei. Also geschaut, woran es liegt: aha, muss ich ja die Vorlesung besuchen, da ist keine Zeit frei im bevorzugtem Zeitfenster. Eine konkretere Aussage, wo es hängt, wäre noch wünschenswert gewesen. Also bevorzugte Zeitfenster der Erledigung geändert. Die Eingabe bzw. das Löschen der bevorzugten Zeit finde ich übrigens nicht intuitiv genug. Um zu löschen, muss man erst auf „bearbeiten“ tippen, dann aufs rote Minus, dann aufs eigentliche „löschen“, dann auf fertig. Dann nochmals auf bearbeiten und fertig, um einen neuen Zeitraum hinzuzufügen. „Zeitraum hinzufügen“ ist hingegen nach dem ersten Löschen gesperrt.

Zurück zur Einplanung eines flexiblen Termins – nachdem ich das bevorzugte Zeitfenster, was zu eng ist, als Problem erkannt habe, versuche ich es zu ändern auf den ganzen Tag: hierbei stürzt die ThinkForMe App im Menü, bevor ich etwas auswählen kann, ab. Nach dem Neustart geht es. Letztlich ist die Aufgabe auf 11:30 Uhr mit Wunschzeit Vormittag gelegt. Jedoch kann ich offenbar durch diesem Absturz die festen Termine zwar bearbeiten, diese Bearbeitung aber nicht abbrechen (Button oben links reagiert nicht, sodass ich im Event gefangen bin und die App neustarten muss).

Letztlich kommt aber noch die flexible Aufgabe hinzu, dass ich diesen Text hier schreiben will. Der sollte bis 13:30 Uhr fertig sein und dauert eigentlich mehr als 2 Stunden, wohl aber auch keinen halben Tag. Zwei Stunden sind wohl okay für die Planung, da die Vorlesung morgen ja auch nicht wirklich stattfindet. Zwinker. Also eigentlich erwarte ich nun, dass die Aufgabe auf 11:30 Uhr gelegt wird und das Foto nach hinten geschoben. Doch das passiert nicht, da die ThinkForMe App den Termin Foto aufgrund der Wunschzeit Vormittag nicht schieben kann. Also beide auf Wunschzeit ganztägig gelegt und fertig ist der erste geplante Tag? Weitere Aufgaben, die mir gerade durch den Kopf schwirren, trage ich ein.

Alles in allem funktioniert die Planung recht komfortabel und schnell. Nachdem mich die ThinkForMe App etwas besser kennengelernt hat, geht es recht flott und die Einplanungen sagen mir zu. Generell kann ich mir in diesem recht intensiven Nutzungsstadium vorstellen, dass mir noch mehr Einstellungen geboten werden. Wir wäre es z.B. mit flexiblen Aufgabentypen, die direkt schon eine bevorzugte Zeit haben. So habe ich den Vorsatz „write first“ aus der Aufgabenplanung, möchte also Schreiberei als erstes am Tag erledigen. Fotografie hingegen geht Outdoor nur bei richtigen Lichtverhältnissen. Weitere Funktionen wie etwa die Verwaltung komplexerer Aufgaben mit Teilzielen und mehr Notizmöglichkeiten wären denkbar.

Fazit und Download

Die App verfolgt einen interessanten Ansatz, welcher insgesamt intuitiv und übersichtlich nutzbar gemacht wurde. Natürlich gibt es eine Reihe von Funktionen, welche ich gern zusätzlich hätte sowie Verbesserungsmöglichkeiten. So wäre eine verbesserte Fehlerausgabe bei nicht möglicher Planung sinnvoll, die Einrichtung formeller Kategorien mit Wichtigkeitsindikation, die Wiederholbarkeit fester Termine und das Anlegen von Serien oder Verknüpfungen. Wer die App zunächst gratis lädt, kann sie vollumfänglich testen. Wie oben schon genannt gibt es nur eine Begrenzung, was die Menge der flexiblen Termine angeht. Premium kann in der App nachgekauft werden. Der Preis ist übrigens noch bis zum 3.Januar auf 1.99€ reduziert.