Wenn du ein Unternehmen führst, kann die Beherrschung von Google Workspace deine Abläufe straffen und deine Produktivität steigern. Doch bei so vielen Funktionen und Werkzeugen kann es überwältigend sein, zu wissen, wo man anfangen soll. In diesem Artikel werden bewährte Strategien vorgestellt, die dir helfen, Google Workspace für dein Geschäft zu meistern.
1. Anmeldung bei Google Workspace: Der erste Schritt ist das Erstellen eines Google Workspace-Kontos. Besuche die Google Workspace-Website und klicke auf den Button „Jetzt starten“. Du wirst aufgefordert, deinen Firmennamen, die Anzahl der Mitarbeiter, die Workspace nutzen werden, und deine Region anzugeben. Für dieses Beispiel verwenden wir das fiktive Unternehmen „Spontanify“ mit 350 Mitarbeitern. Als Nächstes benötigst du eine Domain wie spontanify.com. Wenn du noch keine Domain hast, kannst du eine über bekannte Domain-Hosting-Dienste kaufen. Sobald du deine Domain eingegeben hast, wirst du gebeten, einen Benutzernamen und ein Passwort zu erstellen, wobei der Benutzername auch deine Geschäfts-E-Mail-Adresse sein wird.
2. Aktivieren des Gmails für deine Domain: Nachdem du die Nutzungsbedingungen akzeptiert und deinen Zahlungsplan überprüft hast, ist der nächste Schritt das Aktivieren deines Gmails für diese spezifische Domain. Wenn deine Domain beispielsweise bei GoDaddy erstellt wurde, kannst du dich einfach bei deinem GoDaddy-Konto anmelden und auf „Verbinden“ klicken, um deine E-Mail-Einrichtung abzuschließen.
3. Einrichtung von Benutzern und Gruppen: Nun, da du dein Google Workspace-Konto erstellt und aktiviert hast, ist es Zeit, Benutzer und Gruppen einzurichten. Benutzer sind Einzelpersonen in deiner Organisation, die Zugang zu den Google Workspace-Tools wie Gmail, Google Drive und Google Meet haben werden. Gruppen ermöglichen es dir, Zugang und Berechtigungen für mehrere Benutzer gleichzeitig zu verwalten. Durch die Organisation von Benutzern in Gruppen basierend auf ihren Rollen oder Abteilungen kannst du die Zusammenarbeit vereinfachen und die Produktivität steigern.
4. Erkundung der Kernwerkzeuge von Google Workspace: Schauen wir uns drei wesentliche Tools an: Gmail, Google Drive und Google Meet. Gmail bietet eine leistungsstarke Plattform für Kommunikation, Google Drive ist eine Cloud-Speicherlösung, die es dir ermöglicht, Dateien zu speichern, zu teilen und zusammenzuarbeiten, und Google Meet bietet eine sichere und zuverlässige Video-Konferenzlösung.
5. Maximierung der Produktivität mit zusätzlichen Funktionen: Google Workspace bietet zahlreiche zusätzliche Funktionen, die deine Produktivität steigern können. Google Docs, Sheets und Slides ermöglichen es dir, Dokumente, Tabellen und Präsentationen online zu erstellen und zu bearbeiten. Es ist auch wichtig, deine Einstellungen und Präferenzen zu verwalten, z. B. dein Gmail-Postfach zu personalisieren, Abwesenheitsnotizen einzurichten und deine Benachrichtigungen zu verwalten.
6. Hinzufügen von Hiver für verbesserte Zusammenarbeit: Wenn du nach Wegen suchst, gemeinsame Posteingänge oder E-Mails von externen Anbietern effizienter zu verwalten, kann Hiver helfen. Hiver ist eine Google-basierte Lösung, die deine gemeinsamen Posteingänge in eine leistungsstarke kollaborative Plattform verwandelt.
Durch das Verständnis der Schlüsselfunktionen von Google Workspace und die Implementierung dieser Strategien kannst du Google Workspace wirklich meistern und dein Geschäft auf die nächste Stufe heben. Besuche hiverhq.com, um zu sehen, wie Hiver die Produktivität deines Teams steigern und deine E-Mail-Verwaltung optimieren kann.
Hiver – die besten Features
Wenn du als Kleinunternehmer den Engpass bei allen E-Mails in deinem Unternehmen darstellst, werden dir diese Funktionen von Hiver dabei helfen, Gmail in eine Produktivitätszentrale zu verwandeln. Hiver ist ein Drittanbieter-Add-on für Gmail, das Labels in gemeinsam genutzte Postfächer verwandelt. Aber das ist noch lange nicht alles; es bietet eine Vielzahl weiterer Funktionen, die ich dir in diesem Artikel vorstellen werde.
1. Gemeinsam genutzte Postfächer: Beginnen wir dort, wo Hiver begann – mit gemeinsam genutzten Postfächern. Wenn dein Team über verschiedene Standorte verteilt ist und du dich um Kundenprojekte, Supportanfragen oder Kundendienstanfragen kümmern musst, ist die einfachste Art, Informationen mit Kollegen zu teilen, das Hinzufügen von CCs oder das Weiterleiten von E-Mails – was schnell unübersichtlich werden kann. Hivers System gemeinsamer Labels ermöglicht es mehreren Personen, dieselbe E-Mail zu sehen und darüber hinaus können Personen Kommentare hinterlassen, Aufgaben delegieren oder sogar private Notizen in einer E-Mail anfügen, bevor sie an einen Kunden zurückgeschickt wird.
2. E-Mail-Delegation: Bei der E-Mail-Delegation, einer Form der Aufgabenzuweisung, kannst du auswählen, wer für welche Anfrage zuständig ist. Dies könnte eine Finanzanfrage sein, die an das Buchhaltungsteam geht, oder ein projektbezogenes Anliegen, das dem Projektmanager zugewiesen wird. Idealerweise sollte jemand anderes in deinem Unternehmen die Verteilung übernehmen, und Hiver ermöglicht es dir auch, einige Automatisierungsregeln dafür einzurichten.
3. Notizen: In einem Umfeld, in dem Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten, ist die Notizfunktion eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick zu behalten, was bei einem bestimmten Problem vor sich geht. Manchmal möchte man intern über etwas diskutieren und diese Notizen von den Kunden fernhalten. Hiver ermöglicht es dir, das direkt im Ticket zu tun, was alle Informationen an einem Ort hält.
4. KI-Features: Es wäre nicht das Jahr 2024, ohne dass KI-Features Einzug halten. Hiver hat maschinelles Lernen in sein System integriert, um dir dabei zu helfen, noch ein bisschen mehr zu erledigen. Obwohl viele von uns im Kunden- oder Kundendienst sind, weil wir den menschlichen Kontakt schätzen, können KI-gestützte Antworten manchmal nützlich sein, um das anfängliche Smalltalk mit einem Verkaufsinteressenten zu erledigen.
5. KI-Zusammenfassungen: KI-Zusammenfassungen sind extrem nützlich, um schnell auf den aktuellen Stand einer Supportanfrage zu kommen, ohne jede einzelne Antwort durchlesen zu müssen.
6. Service-Level-Agreements (SLA): SLAs oder Dienstgütevereinbarungen sind garantierte Antwortzeiten, die du festlegen kannst, um sicherzustellen, dass du und dein Team einen großartigen Service bieten. Ein Beispiel für ein SLA könnte sein, wie schnell dein Team auf eine Nachricht reagieren soll – innerhalb einer Stunde, vier Stunden oder eines Geschäftstages.
7. Genehmigungs-Workflow: Für Unternehmen, die viel per E-Mail arbeiten und Dokumente genehmigen müssen, bietet Hiver ein großartiges System zur Handhabung von Genehmigungsworkflows. Dies kann intern erfolgen oder mit externen Kunden oder Parteien.
8. Live-Chat: Hiver ermöglicht es dir nicht nur, alle Kundenanfragen per E-Mail zu verwalten, sondern bietet auch ein ziemlich anständiges Chat-System. Dies ist von deinem Mobiltelefon aus zugänglich, sodass du oder deine Teammitglieder in Echtzeit mit deinen Kunden chatten können.
Wenn du bereit bist, den Engpass bei E-Mails in deinem Unternehmen zu beseitigen, könnte Hiver genau das Richtige für dich sein.
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