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Docutain – Dokumente scannen und verwalten per App

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Dick wie ein Nilpferd ist der Ordner mit all deinen Dokumenten, der zu Hause im Regal steht. Dort steht er im Moment ziemlich falsch, denn hier bei Frau Fischer hätte ich noch die Zulassungsbescheinigung X13 gebraucht, welche sicherlich hinter dem rosa Schein eingeheftet ist.

Wir sind nicht im legendären Comic, sondern so könnte ein Szenario aus dem alltäglichen Ämterdschungel lauten. Dessen Dickicht interessiert hier nicht weiter, denn wer die App Docutain hat (Download hier für alle Plattformen), steckt nicht in ihm. Ihr Nutzen ist leicht erklärt. Während Firmen und Ämter längst Regelmeter verkürzen und Dokumente per Mail akzeptieren, sitzen wir privat meist noch auf viel Papier. Die App ermöglicht es dir neu eingetroffene Dokumente aller Art oder auch dein Archiv schnell zu digitalisieren, also konkret als Bild, PDF oder Text auf dem Smartphone oder in der Cloud zu speichern. Sie sind immer dabei, über die Plattformen hinweg. Schön geordnet, immer auffindbar. Und deine alten Ordner können es sich im Abstellraum bequem machen.

Docutain ist eine von der Koblenzer Firma Infosoft entwickelte und herausgegebene App, mit welcher man den Umgang mit Dokumenten vereinfachen kann. Verfügbar ist sie kostenfrei für Android und iOS, wobei In-App eine Pro-Version freischaltbar ist. Für Windows soll sie noch erscheinen.

Einsatzzwecke der Docutain-App

Was für Dokumente gibt es da, für was kann man Docutain einsetzen? Der eben genannte Nilpferdordner enthält wohl bei jedem etwas zu Versicherungen und Verträgen, dort die Unterlagen vom Sprachkurs oder da die Zeugnisse, welche man eigentlich mal in einer Bewerbung mit anhängen könnte. Dazwischen wieder für die Steuererklärung brauchbare Rechnungen und Bescheide. Zugegeben muss das nicht so chaotisch aussehen, die App ist generell einsetzbar. Studenten könnten ihre Vorlesungsunterlagen ordnen, Autoren ihre Notizen oder Köche ihre Rezepte. Es gibt da keine Grenzen, da man z.B. die Dokumenttypen für die Archivierung selbst bearbeiten darf. Da man alle Dokumente auch verschlüsseln kann, sind auch Kontoauszüge und so weiter sicher aufbewahrt.

Vor diesem Schritt der Ordnung steht natürlich die Digitalisierung, viele suchen sicher auch nach Apps mit dieser Funktion. App, um Dokumente zu scannen oder Scanner-App sind wohl häufige Suchanfragen. Auch mal nur so schnell vielleicht für eine Bestätigung, die man jemanden mailen will. Aber dies ist keine weitere Scanner-App. Docutain ermöglicht es Dokumente jeder Art zu scannen, zu bearbeiten, zu verwalten und dann leichter wiederzufinden. Und das verwandelt dein Smartphone letztlich in ein sicheres Dokumentenmanagementsystem. So das Versprechen und dieses checken wir mal.

Der erste Scan

Näher ran! Still halten! Mit diesen Kommandos weist mir die App den Weg zum ersten gescannten Dokument. Auf dem Display sehe ich, wie sich ein oranger Rahmen ums Papier sogleich grün färbt. Schwups ist ein Foto gemacht. Das ganze lief im Modus „automatisch auslösen“ der Kamera und mit einem schwarzen Hintergrund habe ich es ihr einfach gemacht die Ecken automatisch zu erkennen. Die Lichtverhältnisse waren hingegen grau-dunkel wie die Nachbarskatz. Ergebnis: perfekt. Die App passt die Perspektive und die Farbwerte automatisch an. Das geht mit unterschiedlichen Dokumentengrößen, ob Kassenzettel oder A4.

Das Dokument kann ich dann sofort versenden oder noch manuell nachbearbeiten. Das geht auch später im Archiv weiterhin. Bei der Speicherung kommt es darauf an eine passende Bezeichnung zu finden, Schlagwörter festzulegen oder etwa den Absender einzutragen und ob das Dokument relevant ist für die Steuer. Ich sende mir zum Test selbst das PDF zu, es ist ohne Wasserzeichen der App, also plain das Dokument. Und das gratis.

Keine Anmeldung erfordert die App. Beim ersten Start der Docutain-App sind eine Reihe von Einstellungen möglich: Speicherort, Verschlüsselung, Cloud-Anbindung und zum Scannmodus selbst. Die Benennung „öffentlich“ beim Speicherort irritiert mich leicht. Konkret werden die Dokumente bei Aktivierung dieser Option nur auf dem Gerät lokal gespeichert, sodass man auf sie per Dateimanager zugreifen kann. Der Punkt ist für Erstnutzer aber wohl ohnehin nicht so relevant, da man hierfür die kostenpflichtige Version kaufen muss. Diese Docutain Pro ermöglicht es PDF´s zu importieren sowie auf dem Gerät „öffentlich“ zu speichern, den Text der Dokumente als TXT zu speichern und Dokumententypen selbst zu definieren. Ich denke, jeder, der die Docutain-App schätzen lernt, macht gern diesen kleinen Kauf, um die Weiterentwicklung zu finanzieren.

Check-Urteil zu Docutain

Der Scanprozess geht schnell von der Hand, die Dokumentordnung ist umfassend individualisierbar. Bei meinem Test lief die App ohne Hänger und lieferte sofort teilbare Resultate. Die Pro-Funktionen sind sehr konkret getrennt vom Basisumfang, welcher ansich sehr großzügig bemessen ist. Wer den Schritt hin macht seine Unterlagen zu digitalisieren und die App als System zu nutzen, kann dies gratis tun. Was mir an dieser Stelle als Idee für eine Zusatzfunktion noch einfällt, das wäre die Möglichkeit ein „Verfallsdatum“ festzulegen. So sind ja viele Bestätigungen und Rechnungen immer nur für eine bestimmte Zeit relevant.

App-Check von Docutain
Name der App
Docutain
Entwickler
Infosoft GmbH
Sprache
Deutsch
getestete Version
0.1.36.1 vom 03.02.2019
getestet für
GS 185
Größe
37 MB
Positiv
+ gratis, keine Anmeldung
+ schnell bedienbar
+ deutscher Entwickler
Negativ



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